Klauzula informacyjna RODO

Szanowni Państwo,
Od 25 maja 2018 roku będzie stosowane  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – (RODO).
Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności z Rozporządzeniem, w celu zapewnienia właściwej ochrony danych osobowych, osobie, której dane dotyczą, należy przede wszystkim podać informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych określone w art. 13 RODO.
W związku z powyższym informujemy Państwa, że:
Administrator Danych Osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych (dalej ,,Administrator” lub „ADO”) jest Polontex Spółka Akcyjna z siedzibą w Poraju, kod pocztowy 42 – 360, ul. Armii Krajowej 43, Zakład Produkcyjny w Częstochowie, ul. Rejtana 25/35, wpisana do rejestru Przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Częstochowie, XVII Wydział Gospodarczy pod nr KRS 0000094612, NIP 5770009643, REGON 150916961 o kapitale zakładowym 18.160.000,00 PLN. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Rejtana 25/35, 42 – 200 Częstochowa lub za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: polontex@polontex.com.pl.
Inspektor Ochrony Danych
Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym możecie się Państwo kontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych: Marta Różycka, na adres e-mail: iod@polontex.com.pl, lub pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej na adres naszej siedziby, wskazany w pkt I.
Cele i podstawy przetwarzania
Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
w celu zawarcia umowy i jej wykonania lub realizacji zamówienia i wszelkich czynności temu towarzyszących, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
w celach marketingowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
w celu wypełnienia prawnego obowiązku związanego z wystawianiem i przechowywaniem dokumentów oraz faktur za świadczone bądź zlecane przez Administratora usługi, realizacji przysługujących Państwu lub Administratorowi uprawnień posprzedażowych, w tym także w związku z dochodzeniem roszczeń oraz realizowania innych obowiązków prawnych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
w celach analitycznych: lepszego doboru usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach, analizy finansowej naszej spółki itp.) będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
w celu badania satysfakcji klientów będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu określania jakości naszej obsługi oraz poziomu zadowolenia naszych klientów z produktów i usług, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
w celu oferowania Państwu przez nas produktów i usług bezpośrednio (marketing bezpośredni), w tym dobierania ich pod kątem Państwa potrzeb, czyli profilowania, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Odbiorcy danych
Państwa dane mogą zostać ujawnione naszym partnerom, czyli firmom, z którymi współpracujemy łącząc produkty lub usługi oraz procesorom w związku ze zleconymi przez Administratora działaniami realizowanymi w jego imieniu.
Do Państwa danych mogą też mieć dostęp nasi podwykonawcy (podmioty przetwarzające), np. firmy księgowe, prawnicze, informatyczne, likwidatorzy szkód, wykonawcy usług w ramach likwidacji szkód, agencje marketingowe, a także firmy kurierskie i pocztowe, które dostarczają do Państwa przesyłki. Ponadto Państwa dane mogą zostać ujawnione podmiotom i organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Okres przechowywania danych
Okres przetwarzania Państwa danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który Państwa dane osobowe będą przechowywane jest ustalany w oparciu o następujące kryteria:
przepisy prawa, które mogą obligować Administratora do przetwarzania danych przez określony czas, (np. ustawa o rachunkowości);
okres przez jaki są świadczone usługi, czas na jaki została zawarta umowa;
okres, który jest niezbędny do obrony interesów Administratora;
okres na jaki została udzielona zgoda.
Ponadto jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy w wyniku złożenia przez nas oferty, Państwa dane osobowe związane z rozmowami o tej umowie zostaną niezwłocznie usunięte z wyjątkiem danych potrzebnych do marketingu bezpośredniego. Dane przetwarzane dla potrzeb marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług możemy przetwarzać do czasu zgłoszenia przez Państwa sprzeciwu względem ich przetwarzania w tym celu lub ustalimy, że się zdezaktualizowały.
Prawa osób, których dane dotyczą
Ponadto informujemy, że przysługuje Państwu prawo do:
żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
sprostowania (poprawiania) swoich danych;
usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania danych;
przenoszenia danych.
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
W przypadku złożenia sprzeciwu po rozpatrzeniu Państwa wniosku nie będzie możliwe przetwarzanie przez Administratora danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do cofnięcia zgody
Jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody przysługuje Państwu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej do Inspektora Ochrony Danych podany w pkt. II. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem. Zgoda jest niezależna od czasu, w jakim Państwo korzystacie z usług, obowiązuje do jej odwołania.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uważacie, że przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.
Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia umowy. Odmowa podania danych uniemożliwiających realizację umowy może skutkować odmową realizacji zamówienia/umowy.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji w tym profilowanie
Administrator może korzystać z profilowania do celów marketingu bezpośredniego. Efektem korzystania z profilowania może być np. przyznanie danej osobie rabatu, przesłanie jej kodu rabatowego, przesłanie propozycji produktu, który może odpowiadać zainteresowaniom lub preferencjom danej osoby. Profilowanie ma wpływ na oferty, jakie będą Państwo otrzymywać.